ページ3:

No.
3
Gate
弔事
服装・通夜の男性の服はブラックスーツかダークスーツ。
女性の服は地味な無地のワンピースか、黒やグレーのスーツ。
(一般参列者は平服でもかまわないが、できるだけ黒系統の地味なスーツ)
葬儀・告別式では、男性はモーニングかブラックスーツに白いワイシャツと黒ネクタイ。
女性は喪服を着用し、ハンドバッグ、靴は黒。コールドプレス)可
(一般参列者は、男性はできればスーツ(黒)地味であれば平服も可だがネクタイと靴化は黒。)
あいさつ・・・・遺族には「心よりお悔やみ申し上げます。」「このたびはご愁傷さまです。」
とあいさつする。(忙しそうならえんりょ)
焼香・・・①焼香台のちかくまで進み、遺族に一礼する。
②焼香台の前に来たら祭壇に向かって一礼。
焼香 3本ゆびでつまんでおしいただく
④遺影に合掌して一礼。
⑤遺族の方を向き一礼して席に戻る。
「香典・仏式「御香典」「御香料」「御霊前」
①新札以外 神式「御榊料」「御玉串料」「御霊前」
キリスト教式「御花料」「御霊前」
②上み上を生
薄墨
きょうか
くそつ
おふせ
「御布施」
→僧侶にわたすお札の上書き
(仏式のみ)
(4人以上は代表者名+他〇名 or 外一同)
連名のときは目上の人を右から書く(3人まで)
社名や肩書を書くときは氏名の右側
仏式の香典返しは「志」「忌明け」(上書き)
を覚えておく。
供花・供物・仏式「生花」「花輪」「果物」「茶」etc..
49日すぎ
神式「生花」「榊」「酒」「魚」「果物」etc... 通夜の前日までに届ける
キリスト教式「白系統の生花」etc...
名前
父―ご尊父様
奥様ご令室
娘ご息女様、ご令嬢様、お嬢様など
母一ご母堂様、お母さま、お母上など
息子-ご子息様、ご令息様
家族―ご一同様、皆々様、ご家族様
仏式 1年後「一周忌」 2年後「三回忌」
数え
秘書の確認事項]
①逝去の日時
②経緯、死因
③喪主の氏名・住所・電話番号
④ 通夜・葬儀・告別式の日時・場所
⑤ 葬儀の形式(仏)神)
※代理で参列した場合はそのことを口頭で
伝える必要はなく、上司の名前をかき、
左下に「代」と書き加えれば良い

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No.
Dato
4
贈答の習わし ゆうびん
→
中元・7月15日 お中元7月初頭~7月15日までに贈る。
日頃おせわになってる
人に夏のごあいさつを兼ねて
おくるおくりもの
過ぎたら立秋(8/8)までは「暑中御見舞」「暑中御何」と書く。
それも過ぎたら「残暑御見舞」と書く。相手が喪中でもOK
8/8~
お歳暮・・・12月上旬から20日ごろまでに届ける。
こっちが喪中でもの
1/6~2/4(立春)
一年のしめぐりのお礼 過ぎても年内なら良しとされるが、年末はさけるのがベター。「寒中御見舞」でOK.
一般的にお中元よりも重視されるので、お中元を贈った場合はそれよりも
金額的に高い品を贈るのが良い。
季節の贈答 日頃のだ
相手のけんこうを願う
満60→還暦
70→古希
77→喜寿 80→
傘寿
上書き
88 米寿
90→卒寿
/
99→白寿 100→百寿
「百」-「」」」
「等」「祝御長寿」
「御長寿祝」「長寿御祝」
1
書類の種類
①現金書留 ②書留(一般)
現金・通信 ②」・「秘」文書、金券
(香典+お悔やみ状)
③ 簡易書留
・原稿、「秋」文書
小切手、手形Q
1
料金受取人払→ex.)返信用アンケート
一般的なお礼→「謝礼」「薄謝」
料金別納→料金が同じ郵便を同時に10通以上出す場合に利用可
上書き
1
※後納は月50通以上
'
目下の人→「志」
慶事・・・①新札②上包みは下を上回薄墨
.
出産、結婚、賀寿→「」「御祝」「○○御祝」「御祝」
出産結婚のお祝い返し→「内祝」
・転勤する人→「御餞別」、栄転の場合は「御祝」「祝御栄転」
水引
頻出
1
(災害舞も)
病気、けが、入院した人→「御見舞」「祈御全快」 →水引×白無地ふうとう
ビル・社屋新築→「祝御落成」「御落成祝」「落成御祝」
①何回あっても良いこと(出産、栄転など)→「蝶結び」
②一度きりのほうが良いこと(結婚、弔事)→「結び切り」
「あわじ結び」
1
1

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No.
6
Date
○ 季節のはじめ
社外文書、社内文書
社外文書(頭語)→①前→②主→③→(結語)
A4よこがき
往信…頭語「拝啓」、結語「敬具」 丁寧なときは頭語「啓」、結語「敬白」「敬具」
急ぎ…頭語「前略」、結語「草々」or頭語「冠省」、結語「ホー」
返信…頭語「拝復」、結語「敬具」
1 厳寒/厳冬
7月盛夏/猛暑
8月残暑/晩夏
2月 春/余寒
○3月 早春/軽暖
9月新秋/初秋
立春…2/4
4月春暖/陽春
そうこう 10月秋冷/紅葉 秋
立夏…5/7
5月新緑/薫風
立秋…8/7
96月初夏/梅雨
立冬…1/1
さいばん
11月霜降/晩秋
◎12月歳晩/初冬
※「」などでふさわしくないときに「時下」
股
①前「拝啓 ○○の侯(貴社ますますのご発展のことと、お喜び申し上げます。」
(平素は格別のご高配を賜りまことにありがとうございます。人
平素より格別のお引き立て、厚くお礼申し上げます
②主
会社
ご発展ご隆盛
会社 ご清祥、ご健勝で個人)
ご清栄→どっちも
「早速ですが」「ご多七中のところ恐縮ではございますが、
時下をつかうとき
「万障お繰り合わせの上」「ご来駕賜りたく伏してお願い申し上げます。」
「まずは、略儀ながら書中をもってお願い申し上げます。」
(書面)
③未
一社内文書一
へりくだって
自分のことを呼ぶ→「私」「私ども」
自分の会社
→「弊社」「小社」
自分の意見→「卑見」「愚案」
受信者名
タイトル
本文
主催のパーティー→「小宴」
記
1
2.
3-
追記
添付書類
文書番号
発行年月日
発信者名
*社員各位
*ですます調
10-
Eメールアドレス

ページ6:

常識としてのカタカナ語
No.
ク
Date
アウトソーシング・社外から生産に必要な部品、製品を調達したり、業務
の一部を一括して他企業に請け負わせる経営手法。
エージェント・・・代理人。
◎エグゼクティブ・経営幹部、重役。
さいきんけっこう注目
されてる業界
でもある
◎オブザーバー・・・客観的な立場で会合・会議などに立ち合う人(傍聴人)。
正式な参加者ではないので議決権は有しない。
シンクタンク・・・頭脳集団。
スケールメリット・・・規模の大きさによる有利性。
ミニコミ･･･少数者を対象とした情報伝達(和製語)。
APEC・アジア太平洋経済協力会議
OPEC・東南アジア諸国連合
OA
オフィス・オートメーションの略。
コピー機やFAX、コンピューターなどの情報機器を用いて、事務作業を
効率化すること。
◎アドバタイジング・広告活動。
②コンセンサス・合意。
◎イニシアチブ・主導権。
サジェスチョン・示唆。
インサイダー
組織内部の人。内部の事情に通じている人。
インテリジェントビル・・・高度な情報通信を備えたビル。
キャピタルゲイン・資本利得。株などの値上がりによって得た利益。
反意語がキャピタルロス。
コミッション・手数料、委託。

ページ7:

No.
Date
社会常識として基礎用語、グラフ、伝言
為替レート 二つの通貨の交換のこと。日本経済で重要なのか米ドルと円の比率。
年末調整・・・会社などが、給与所得者の1年間の給与総額から所得税
を計算し、源泉徴収分との過不足を精算すること、
源泉徴収・会社などが給与や報酬を支払う際に所得税を差し引い
て国に納付すること。
確定申告・
自営業
法人税や所得税などの納税義務者が、課税期間の終了後、
その期間の課税標準および税額を確定するために計算し、
税務署長に申告する手続きのこと。
連結決算…親会社と子会社、関連会社を一つにまとめて行う決算。
(グラフ) データをみて適切なものをえらぶ!!
よくつかう
折れ線グラフ→時間の推移によって変化する数量
ex) 10年間の自動車の生産台数
タイトル必須!
基点記載!
単位記載!
棒グラフ→棒の長さによって数量を比較するときに用いる
ex.) 日本の世代別人口比較
帯ガラフ
円グラフ→合計100%になるもののとき
比率の大きい順に並べてかく。
(伝言)
伝言を受ける場合
①必ずメモする
②相手が言ったことは復唱
③責任をもって伝えることを告げる
ex.)「確かに○○に申し伝えます」
④自分の名を伝える
ex.)「わたくし○○が承りました」
伝言をお願いする場合
①だれに伝言したいか最初に伝える
②自分の名を再度伝える
③内容を簡潔に述べる

ページ8:

頻出!! 敬語
二重敬語×
No
5
Date
へりくだる
(通常)
(尊敬語)
(
1
す言
する
なさる
いたす
言う
おっしゃる
1
申す
食べる
召し上がる
いただく
ご覧になる
1
拝見する
聞く
・お聞きになる
伺う、拝聴する
いる
いらっしゃる
おる
行く
いらっしゃる
参る、伺う
来る
いらっしゃる、お見えになる。見える
訪ねる
いらっしゃる
気に入る
死ぬ
借りる
知る
見せる
会え
存じ上げる
1
お目にかける、ご覧に入れる
×
お目にかかる
お気に召す
お亡くなりになる
ご存じ
×
参る
お邪魔する、お寄りする、伺う、参上する
拝借する
×
×
'
・外部に対して、内部の者には敬語を使わない
・内部の者の身内に対しては、内部の者にも敬語を使う(外部の人であっても)
指示を受けて→申しつかって
・謹呈・・相手方に何かを与える時
~です→
s
でございます。
粗品 佳品(お品)
断るとき]
「申し訳ありませんが、いたしかねます」
「残念ですが、お引き受けいたしかねます」
「ご期待に沿えず、申し訳ございません」
「ご引見くださるようお願い申し上げます。」
(会ってくれるよう↑)
期待を持たせるような言い方×
意見→自分 所見、私見
相手ご高説、ご高
->
授受 自分 頂戴、拝受
相手 ご査収、お納め、ご笑納

ページ9:

No.
9
秘書検定2級!!
Date
まちがいリスト ①
◎階段を降りる際は、来客に先に降りてもらうのではなく、自分が先に降りる。
階段を上る際は、自分が後に上る。
これは、何かあった時に自分が支える側になる、ということを表している。
⑩秘文書のミスコピーはシュレッダー。配布するときは封筒+手わたし。
急いでいても上司の出先へ、仕事上上司に関係する人以外の人が電話する
などはしてはいけないこと。
「(上司)にお伝えします」←上司に敬意を表した言い方×。※上司以外とはなすとき
親せきに不幸(だれかが亡くなった)があったと連絡があったら、何をおいても
すぐに知らせるのが一般的。
こちらの都合で予約変更してもらうので次をいつにするかは相手に従う。
相手の都合をたずねておいて、後で連絡するのが良い。
社員の家族に不幸があった場合、一般的には会社に規定があり
それによって香典が出たり弔電が打たれたりするもの。
たずねたりするのは×。(家族に)
ミスは必ず報告。 自分で処理人。
客が「内容」と言ったら用件はたずねない。
"急ぎ→上司に席を外せるかたずねる。所要時間もきいておく。
・用件は私用でも会社にかかってきた電話なのだから、用件を受けておくというのが
留守を預かる秘書の役目。
◎来客をまたせるなら来客のお茶だけを先に出す。
・名指しされた人が電話中なら、電話中で出られないことを伝え、
「後で本人から電話するので良いか」とたずねる。

ページ10:

No.
"
Dale
・「花代」とは芸者などをあげて遊ぶ代金のこと。
せんべつ
退職する人へ現金を贈るときの上書きは、一般的には「御餞別」である。
◎課員の病気入院に現金→白いふうとうに入れて「祈御全快」
.
商談中に資料をコピー→急ぎ
.
.
'
秘書が対応できる内容なら秘書が対応、後に報告。(上司会議中)
来客は上司を通す。秘書が対応×
アドバタイジング=広告活動
お茶は人に対して出す。席に出すのではない。
上司の机の内線電話は上司が出る。
秘書がそばにいて出たのなら上司に取り次ぐ。
代理であっても接待に同行したらできるだけ得意先の意向に沿うようにする。
・「伺い書」とは、上役の指示を仰ぐためにその内容を書いた文章。
社内文書の受発信者名は、簡潔にという理由から部署名または職名にするのが一般的。
ex) 「総務部長」→誰からか特定できる
返事をすぐにほしいため急いで開封してもらいたいときは「至急」と書く。
「個人宅へ急いで文書を送りたかったので、ファックスは可能かたずねた。」→〇
上司ての現金書留は、受信簿に記録したら開封せずにわたすのが適切。
理事・業界を代表する(権力を行使する) 立場 代理はありえない
→
⑨ 上司の私用をするのも、秘書にとっては仕事のうちである。

ページ11:

No.
10
Date
先輩が後輩に指導するのは、このようにすれば良いと言って導くこと。
指示するような話し方。
封筒に「親展」の印を押しておけばその人しか見てはいけないものだとわかる。
「秘」扱いの文書の配布に受領印をもらうのは配布を明確にするためで、
渡し方として適当。
ⓓご休心下さい=ご安心下さい
×「古い雑誌まとめて出しといて」
○「廃棄してよいものを分かるようにしておいて」
葬儀に参列できない→わびるようなことではない
謙虚で控えめ≠ビジネスに向いてない
ことわりたい面会→「上司は仕事が立てこんでいて忙しい。また連絡する。」と伝える。
→連絡しなければことわったことになる。
・自分の方のお客様を案内しているときは、立ち止まってまでお辞儀する必要はない。
'
「急な会議」と言ったのでは、普通ではないことが起きたと言っているようなもの。
取引先から余計なせんさくをされかねない。
まちがい電話に対し「まちがいではないですか」と真っ向から言うのはX。
そのあと自分の電春をおしえるなら@
人を電話口に呼び出して、そのまま待ってもらうなどのことは基本的に
することではない。(社内の場合は電話に出る人と同等か目下に対してであれば可)
取引中止した会社へお中元をおくるかどうかは関係者と要相談。
パーティー -は出入自由。
◎上司の代理で秘書が参列=上司が参列(葬義)
こられない理由の説明はいらない。

ページ12:

使用済みの収入印紙には消印を押す。
お悔やみ文は、あいさつは抜きで何をおいてもまずお悔やみを述べる。
-
相づちは相手の話がわからないときも打つ。
No.
13
Date
-
上司が電話で来るように命じる→電話で済む用事ではない
"必勝御見舞”という上書きはない。
秘書が接待で会話をリード→出すぎたこと
出席者名簿は主催者側の発行で、こちらから変更をたのむようなものではない。
◎電報①日にちを指定しておけるので早めに手配できる
'
②文字数によって料金が異なる(※宛て名や差出人名などは文字数に入らない)
③ 台紙には種類があるので、相手との関係や社会的地位などを考慮して
えらぶ(会社だからシンプルなものをえらばなければならないわけではない)
④ 文面は文例集などを参考にすると@
ご査収下さい…よく調べて受けとって下さい
ご放念下さい…気にかけないで下さい、心配しないで下さい
人間関係をよくするには、地位や年齢などのちがいによって話し方を使い
わけないといけない。
◎スケジュールの調整をするのは秘書の仕事だが、決定するのは上司。
'
上司がすぐ戻ってくるのが分かってるのに伝言を預かる必要はない。
上司が取材をうける秘書の同席の要否は取材を受ける側(上司)が判断
コミッション
商取引などでの仲介手数料。

ページ13:

No.
Onte
12
.
上司が判断するまでもない仕事は、秘書が行う。
・「第二新卒」…新卒で就職したが短期で退職してしまった人たちのこと。
「寿」…喜び事(個人的)のときの上書き。ex.)結婚、出産、長生き
事務所開きのときは「御祝」「開業御祝」
受付で顔見知りの客から世間話などをされたときは、受け答えはするが
なるべく早く切り上げるようにする。
名刺交換=自己紹介。名乗ってよろしくお願いしますというのが一般的。
会議が終わった後の申し送り=次回の会議に関係すること
内容が複雑でメモしてもらったほうが良さそうな部分は、そこを繰り返す
とか念を押すなど、言い方で分かってもらうようにするのが一般的。
'
コミュニケーションのための昼食会に議事録はいらない。
伺い書→上役に指示を仰ぐために、その内容を書いた文章。
上司の異動のうわさ
→たしかめてもしょうがないのでそのままにしておく。
贈答で、前年度と同じものを贈ることはあるが、取引の状況などにより変わる
こともある。いずれにしても決めるのは上司だから、上司にたずねず同じものを贈るなど
不適当
◎「お見えになられる」
X →
二重敬語×
パーティーの受付→改まったかんじのするスーツ
「答申」上位の役職や機関から問われたことに対して意見を述べること

ページ14:

.
No.
15
Date
④
発信日付はその文書の内容の根拠なので、社内文書でも書かないといけない。
本文箇条書きOK(1.~2.~)
◎式典など招待状→料金別納×、慶事用の切手を貼る、普通郵便
本類→ゆうメール
エレベーターのドアがあいたとき、来客に「どうぞこちらでございます」と声かけする。
「金一封」は賞金や寄付で金額をあからさまにしないときの上書き。
ちょう結び
自分がすべき仕事ができないとなれば、かわりの人を頼む。(上司に許可とる)
祝い金、香典などは他と比べて引けをとるかとらないか比べるようなものではない。
◎人事考課・従業員の昇進、昇格などを決めるときの参考にするため、
勤務態度や職務遂行の度合いを評価すること。
上司に「分からないことがあったら声をかけてくれ」→X
分からないことが無いよう要領よく伝える、途中で確認する→〇
お中元、お歳暮に何をおくるか相手にきくのは×。
立食形式のパーティー会場で壁際に用意されているイスは休憩用。荷物×。
会場には小さめのバッグだけを持っていきそれ以外はクロークへ預ける。
面談が長引きそうなとき次の予定のメモを上司にわたすのは@
そのときにお茶のおかわりを持っていくと面談が切り上げにくくなるのでX。
議題→…件
'
上司が書類を忘れて家を出た(通勤中)→出社してから指示を仰ぐ。
国保→国民健康保健
定昇→定期昇給

ページ15:

No.
Date
'
'
・
14
減配…株式の配当の額をへらすこと。
スポークスマン・政府や団体の意見などを報道機関に発表する担当者。
上司いきつけのお店につれてきてもらった→秘書がお店に名刺×上司に従う
電話が途中で切れてしまったときは、一般的にかけた方からかけ直す。
切れた理由をたずねる必要はない。
名刺にその人の印象をメモ→「ネクタイの色」など毎回ちがうようなものだといみない
上司の代筆→秘書自身のことは書く必要がない
オブザーバー
正式なメンバーでない参加者のことで、発言⑩、議決権×
→他の出席者からよく見える位置にする必要なし
来客との面談は上司本来の仕事であり、不意であっても秘書が対応するのは×。
'
上司が体調不良で休み→次の日朝一番に返事ができるかどうか分からない。
.
基幹産業・鉄鋼や電力など、一国の経済活動の基盤となる
重要な産業
連結決算・・・親会社と子会社、関連会社を含めてする決算のこと。
ごくろうさま 目上の人が目下の人にいう。おつかれさまでしたが適切。
注意したとき、注意どおりに改まっていたらすぐにほめた方が良い。
目下の者から目上の者へ現金を送るのは失礼にあたるとされている。
お茶を出したり下げたりする時は茶たくごと
「重要」と書かれたふうとう→秘書開封◎、受信簿記録×